Commencer par le temps réellement disponible
Le nombre d’heures de travail choisi n’est pas entièrement disponible pour les missions. Les échanges, la préparation, le suivi administratif et les ajustements prennent aussi du temps. Leur donner une place explicite rend l’agenda plus lisible.
Calculer une capacité, pas une promesse
Notre outil utilise une soustraction simple : temps pour les missions = temps total − administratif − marge pour les imprévus. Vous choisissez les trois valeurs. L’outil n’impose aucun taux de productivité.
Si vous indiquez la durée d’une mission type, le calcul affiche combien de missions entières tiennent dans cette capacité. Le reste correspond aux heures qui subsistent après cette répartition. Il ne mesure pas la rentabilité et ne prédit pas la durée réelle du travail.
Exemple illustratif : 35 heures au total, moins 6 heures d’administratif et 3 heures de marge, donnent 26 heures pour les missions. Trois missions de 8 heures occupent 24 heures ; il reste 2 heures dans cette enveloppe.
Passer du calcul à l’agenda
- Placer les engagements qui ont déjà une échéance.
- Réserver les tâches administratives indispensables.
- Préserver la marge choisie au lieu de la remplir immédiatement.
- Répartir le travail selon les dépendances et les disponibilités réelles.
- Vérifier que les tâches longues disposent de plages adaptées.
Comparer avec une semaine vécue
À la fin de la semaine, observez ce qui a pris plus ou moins de temps. Les interruptions étaient-elles ponctuelles ou récurrentes ? Une tâche oubliée doit-elle apparaître dans votre prochaine estimation ? Ajustez vos propres valeurs à partir du travail réel.
Tenir compte des missions qui dépassent la semaine
Une mission peut s’étaler sur plusieurs périodes. Dans ce cas, saisissez uniquement le nombre d’heures que vous lui consacrerez cette semaine. Le résultat de l’outil reste une enveloppe de temps, à organiser ensuite selon les engagements.